Schulmails und E-Mail-Verteiler (Microsoft 365 for Education)

Für die schulische Kommunikation richten wir für alle Familien zwei Schulmailadressen ein. Diese E-Mail-Adressen setzen sich aus den Namen der Schüler_innen zusammen: vorname.nachname@gywa.de bzw. elternpost_vorname.nachname@gywa.de.

So erhalten unsere Schüler:innen einerseits eine E-Mailadresse für ihre schulischen Belange (Mensakonto, Kommunikation mit Lehrkräften, Praktikumsstellen, ...) sowie andererseits können wir über die Elternpostfächer eine eindeutige und sichere Kommunikation zwischen Lehrkräften und Eltern sicherstellen.

Einrichtung

Die E-Mail-Konten werden in der Microsoft Office 365 angelegt. Bei der ersten Benutzung muss die Anmeldung über die Website www.office.com erfolgen. Dabei muss man ein eigenes Passwort anlegen. So wird sichergestellt, dass nur die Benutzer Zugriff auf ihr Konto haben. Bei der ersten Anmeldung kann man außerdem eine alternative E-Mailadresse und eine Mobilnummer angeben, falls man das Passwort vergisst.

Anschließend kann man mit dem eigenen Passwort die E-Mails über Apps auch auf mehreren Geräten abrufen. So sind immer alle informiert.

Verteiler

Für die Information der Schulgemeinschaft und von Klassen gibt es Verteilerlisten. Diese heißen:

• schulgemeinschaft@gywa.de - alle E-Mailadressen der Schule, Familien und Lehrer
• klasse5a@gywa.de bis klasse9d@gywa.de (und demnächst bis klasse10d@gywa.de) - nur die Elternpost-Adressen OHNE Lehrer
• stufeef@gywa.de, stufeq1@gywa.de, stufeq2@gywa.de - alle Mitglieder einer Jahrgangsstufe OHNE Lehrer
• Für die neuen Fünftklässler legen wir die Adressen möglichst frühzeitig an, damit diese für die Planung des neuen Schuljahres zur Verfügung stehen. Weil die Verteilernamen noch nicht zu Verfügung stehen, heißen diese Verteiler neue5a@gywa.de, neue5b@gywa.de, ... . Zum neuen Schuljahr werden die Verteiler dann passend umbenannt. Über die Umstellung wird dann per Mail informiert.

Die Verteiler sind nach außen geschlossen. Das heißt, dass man nur mit den Schuladressen an die Verteiler schreiben kann. So verhindern wir unerwünschte Werbung und erreichen eine eindeutige Kommunikation.

Außerdem haben Gruppen eigene E-Mailadressen. Wenn man sich unter www.office.com anmeldet und von dort eine E-Mai schreibt (Outlook), dann gibt es eine Autovervollständigung der E-Mailadressen.

Neben den E-Mailverteilern werden durch die Klassen- und Fachlehrer Gruppen in Teams angelegt. Diese Teams dienen zur direkten Kommunikation mit den Schüler_innen (Hausaufgaben, Distanzunterricht, Fragen zum Unterricht, Bereitstellung von Materialien,...). Die Informationen für Eltern werden nicht über Teams verschickt.

Support

Bei allen Problemen – dazu gehören auch vergessene Passwörter, wenn Sie das Passwort nicht selbst wiederherstellen können – wenden Sie sich bitte an die E-Mailadresse mail-support@gywa.de.

Weitere Nutzung

Microsoft Office for Education ist für alle Benutzer kostenlos und bietet neben den E-Mailadressen noch viele weitere Dienste. Diese benutzen wir besonders in der Oberstufe für den Unterricht (z.B. Teams – Austausch, One Note – Unterrichtsmaterialien und -ergebnisse/Notizen, Forms – Umfragen, One Drive – Cloudspeicher, …). So können wir mit den Schüler_innen vernetzt arbeiten und z.B. Materialien austauschen (vgl. Kompetenzen im Medienpass NRW).

Datenschutz

Im Zusammenhang mit der Benutzung von Microsoft Office for Education gibt es immer mal wieder Fragen zum Datenschutz. Das Gymnasium Waldstraße hat mit der Firma Microsoft einen Vertrag abgeschlossen, in dem Microsoft zusichert, dass die Server für die Dienste von Office for Education in Europa stehen. Damit unterliegen diese Dienste/Server den Richtlinien der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung).

Die Namen der Schüler_innen für das Erstellen der E-Mailadressen sind die einzigen personengebundenen Daten, die wir in der Office for Education speichern. Alle weiteren Schüler- und Elterndaten werden ausschließlich auf dem Schulserver gemäß der Vorgaben des Schulgesetzes NRW gespeichert.